Olet täällä

Dokumentit ja ohjeet

Dokumentit ja ohjeet 

Julkaisemme dokumentteja, ohjeita ja malleja. Kuvaamme esimerkiksi valtakunnallisissa informointiasiakirjoissamme, mihin tarkoitukseen partiossa kerätään henkilötietoja. Tälle sivulle kootut dokumentit ovat jatkossa aina viimeisimmät voimassa olevat dokumentit, johon merkitsemme myös tehdyt päivitykset ja muutokset. 

Partiolippukuntien ohjeet ja työvälineet 

Partiolippukunnan tietosuojaohje (eli tämän sivuston ohjeet)

Partiolippukunnan tehtävälista: Täydennämme dokumentissa tämän sivuston ohjeita ja annamme partiolippukunnille konkreettisia tehtäviä tietosuoja-asetuksen vaatimuksista huolehtimiseksi ja toimenpiteiden seuraamiseksi. Se on partiolippukunnan (hallituksen) konkreettinen työväline.  

Käsittelysopimus Kuksan käytöstä: Suomen Partiolaiset ja partiolippukunnat tekevät Kuksassa sähköisen käsittelysopimuksen, jolla sovitaan henkilötietojen käsittelyn vastuista ja rooleista partiossa tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Ohjeet annetaan erikseen toukokuussa. 

Seloste käsittelytoimista: Organisaatioiden tulee tehdä tietosuoja-asetuksen (Art. 20) mukainen seloste käsittelytoimista, joka on sen sisäinen työkalu. Partiolippukunta täyttää tähän excel-taulukkoon esimerkiksi tunnistamansa henkilötiedot ja niiden käsittelytarkoituksen. Taulukossa on Kuksa-esimerkki. Suomen Partiolaiset ylläpitää vastaavaa dokumenttia koko partion osalta. 

Kuksan käyttösitoumus (luonnos): Kuksan käyttöehdot (ja Kuksassa tapahtuva henkilötietojen käsittely) on koottu käyttösitoumukseksi, jonka käyttäjä hyväksyy käyttäessään Kuksaa. Kun tekninen päivitys on tehty toukokuussa, käyttäjä hyväksyy käyttösitoumuksen kirjautuessaan Kuksaan seuraavan kerran. 

Kuksan tietosuojatoiminnot: Millaisia toimintoja ja muutoksia on Kuksaan tehty liittyen henkilötietojen käsittelyyn partiossa. Kuksassa tapahtuu paljon myös taustalla, mitä ovat nämä automaattitoiminnot ja mihin ne vaikuttavat.

(Alaikäisen) käyttösitoumusperehdytys: Ohje on tarkoitettu selventämään käyttösitoumusta erityisesti alaikäisille johtajille. Ohje on tarkoitettu kaikille alle 18-vuotiaille johtajille. Se on myös pestaustyöväline.

Informointiasiakirjamalli partiolippukunnille (henkilötietojen käsittelyilmoitus): Informointiasiakirja on työkalu, jolla kuvataan henkilötietojen käsittely perusteineen. Suomen Partiolaiset on laatinut valtakunnalliset ja partion yhteiset informointiasiakirjat. Partiolippukunta tekee poikkeustapauksissa oman informointiasiakirjansa.  

Partion valtakunnalliset informointiasiakirjat

Jäsenten, heidän huoltajiensa ja vapaaehtoisten henkilötietojen käsittely partiossa (Kuksa) 

Asiakkaiden henkilötietojen käsittely partiossa (CRM, Suomen Partiolaiset ja partiopiirit)

Työntekijöiden ja rekrytoitavien henkilöiden henkilötietojen käsittely partiossa (HR, Suomen Partiolaiset) 

Koulutus- ja tukimateriaali

Opetus- ja kulttuuriministeriön #GDPR-aamu: Case Partio (22.5.2018). 

Tietosuojaohje partiolippukunnille -tiivistelmä (2.5.2018)

Suomen Partiolaisten esittelykalvot henkilötietojen käsittelystä partiossa (Toimihenkilötapaaminen 16.3.2018) 

Yläkuva: Anna Enbuske